Extensão Hoje

O OmniFocus apresenta um resumo de estado na mesa do Mac, com a extensão Hoje do OmniFocus, que você encontrará na seção Extensões das Preferências do Sistema macOS.

Com a extensão Hoje ativada, é possível visualizar na Central de Notificações os itens que vencem logo e os vencidos. Quando estiverem concluídos, marque-os como tal aqui mesmo — o estado dos itens será atualizado no app juntamente com todas as alterações feitas.

Escolha quais itens aparecem nas notificações Hoje com as preferências de Avisos do OmniFocus.

Para alterar a posição do widget OmniFocus na Central de Notificações, clique em Editar na parte inferior do painel Hoje.

Notificações Interativas

Ao usar notificações do OmniFocus no Mac, você poderá reforçar os elementos que realmente precisam de sua atenção, exigindo a interação com eles quando aparecerem.

Para configurar notificações interativas, primeiro acesse Preferências de notificações e certifique-se de selecionar Notificar neste Mac. Em seguida, abra Notificações nas Preferências do Sistema macOS e escolha OmniFocus na lista de apps. Selecione Alertas como o tipo de notificação que deseja receber.

Daí em diante, as notificações do OmniFocus recebidas no Mac permanecerão na tela até serem fechadas. Ao fechar um alerta, você terá as seguintes opções:

• Fechar — Fecha a notificação na tela, sem afetá-la de nenhuma forma.

• Ações — Abre um submenu com a opção de marcar o item como Concluído no OmniFocus ou de Adiar a notificação por 15 minutos. Adiar a notificação deste modo não afeta as datas atribuídas ao item; apenas reagenda a notificação para que ocorra novamente mais tarde.

• Título do Item — Clique no título do item para abrir o OmniFocus e mostrar o item na perspectiva Previsão, na janela ativa no momento. O OmniFocus será iniciado se estava fechado neste momento.

Copiar como TaskPaper

A maioria dos aspectos de um item do OmniFocus pode ser representada como etiquetas na sintaxe de texto normal usada pelo app de lista de tarefas TaskPaper da Hog Bay Software. O item de menu Editar > Copiar como TaskPaper fornece um jeito fácil de trazer itens e suas propriedades (como data de vencimento, etiqueta ou tipo de repetição) do OmniFocus para qualquer outro app compatível com a sintaxe de etiquetas do TaskPaper.

O OmniFocus também permite colar, na janela aberta de um banco de dados do OmniFocus, listas de texto normal formatadas na sintaxe do TaskPaper. Assim, embora a opção Copiar como TaskPaper possa ser usada para compartilhar itens do OmniFocus com o próprio TaskPaper, seu uso principal é como intermediária entre o OmniFocus e outros apps compatíveis com o sistema de etiquetas do TaskPaper.

Pode ser usada (por exemplo) para processamento em lotes de dezenas ou centenas de itens do OmniFocus de uma vez, fazendo a ida e volta deles do OmniFocus na sintaxe do TaskPaper, executando as ações de processamento em lotes e trazendo-os de volta para o OmniFocus sem perda de metadados importantes.

Consulte este artigo de suporte para obter mais detalhes sobre a sintaxe do TaskPaper e uma lista de etiquetas do TaskPaper compatíveis.

Arquivamento e Backup

Quando o banco de dados se tornar muito grande, difícil de administrar ou cheio de itens obsoletos, ou se você precisar recuperar versões antigas de seus dados, os recursos de arquivamento e backup do OmniFocus para Mac estão a postos para dar uma mãozinha.

Como Criar um Arquivo Comprimido

Após algum tempo usando o OmniFocus todos os dias, o banco de dados pode ficar bastante grande e, especialmente ao sincronizar com um dispositivo móvel, o sistema pode ficar muito lento. A maioria dos itens provavelmente é composta de itens concluídos ou descartados que raramente, ou quase nunca, precisam ser revisados. Por isso, o OmniFocus inclui um comando para arquivar esses itens antigos em um arquivo separado, mantendo o banco de dados principal ágil e rápido.

Para arquivar os dados antigos, escolha Mover Dados Antigos para Arquivo Comprimido no menu Arquivo. Aparecerá uma folha com um campo de data; os itens concluídos antes dessa data, ou os descartados que não foram modificados desde então, serão movidos para o arquivo comprimido.

O OmniFocus salva o arquivo comprimido no mesmo local que o banco de dados principal.

• Versão da Omni Store:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3/Data/Library/Application Support/OmniFocus/

• Versão da Mac App Store:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/

Onde ~ é a pasta de início. Se por acaso você quiser consultar os dados arquivados, escolha Abrir Arquivo Comprimido no menu Arquivo; o arquivo comprimido será aberto em sua própria janela.

Para recuperar itens de um arquivo comprimido que você está consultando, arraste-os e solte-os no local desejado no banco de dados principal (copiar e colar também funciona). Em qualquer dos casos, uma cópia permanece nos arquivos comprimidos; a cópia arquivada pode ser mantida como um registro ou apagada manualmente, para deixar tudo organizado.

Como Restaurar a partir de um Backup

O OmniFocus peca pelo excesso na meticulosa preservação de dados, fazendo o backup automático do banco de dados a cada duas horas, em uma das seguintes pastas.

• Versão da Omni Store:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus2/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/

• Versão da Mac App Store:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus2.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/

O OmniFocus mantém até 100 backups do banco de dados por vez, o que equivale a cerca de 2 semanas se for executado continuamente (mais que isso para a maioria das pessoas, já que não é possível fazer um backup se o OmniFocus não estiver aberto).

Para restaurar uma versão em backup do banco de dados, escolha Mostrar Backups no menu Arquivo, depois clique duas vezes para selecionar o arquivo de backup que deseja visualizar. Ele será aberto em sua própria janela do OmniFocus separada, para que você possa consultá-lo e determinar se é o que você deseja; em caso afirmativo, escolha Reverter para Este Backup na barra de notificação e ele substituirá o banco de dados atual.

Como Imprimir

Para imprimir o conteúdo do OmniFocus em papel (ou salvá-lo como PDF), primeiro configure uma janela que contenha exatamente os dados desejados; para isso, foque em , selecione itens na barra lateral ou expanda e contraia linhas na estrutura de tópicos. Depois escolha Imprimir no menu Arquivo. O OmniFocus redimensiona o conteúdo para ajustá-lo horizontalmente no papel escolhido.

Como Exportar

Seus dados pertencem a você; se deseja enviá-los para outros aplicativos, executar scripts neles, publicá-los na Web ou fazer com eles outras coisas interessantes que não nos ocorreram, não deixe de anotá-las no formato de sua preferência.

Para exportar o banco de dados, escolha Arquivo > Exportar, depois escolha um formato e localização. Os formatos disponíveis são:

• Documento do OmniFocus — Trata-se de um documento comum do OmniFocus, como aquele usado como banco de dados. Ao abrir um arquivo deste tipo no OmniFocus, ele aparecerá em sua própria janela e você poderá trabalhar com ele normalmente, mas os ajustes específicos do banco de dados (como as perspectivas personalizadas e as opções de visualização) não serão incluídos.

• Texto Normal — Trata-se de uma representação de seus dados em texto normal, que ocupa pouco espaço e pode ser aberta no editor de texto de sua preferência.

• HTML Simples — Trata-se de uma representação dos dados em um único arquivo HTML; a folha de estilos e até mesmo os ícones estão integrados no HTML. Se você sabe usar as folhas de estilos CSS, deve ser capaz de alterar o estilo do resultado como preferir.

• Valores Separados por Vírgulas (CSV e CSV UTF–16) — O formato CSV é uma sintaxe comum para aplicativos antigos e novos de todas as plataformas: trata-se de um arquivo de texto normal com colunas separadas por vírgulas que contêm todos os dados. Se os dados estiverem em formato CSV, fica fácil executar scripts neles, convertê-los em algum outro formato ou abri-los em aplicativos que os entendam (como o OmniPlan). Se tiver problemas para que outros aplicativos leiam os caracteres não ASCII do arquivo CSV, como letras acentuadas ou caracteres não latinos, tente exportar com a opção UTF–16 CSV.

• Documento de Backup (OmniFocus) — Esta opção de exportação cria um arquivo no formato (.ofocus-backup), que basicamente é igual ao formato padrão de banco de dados do OmniFocus, com uma única diferença essencial.

  Ao contrário do arquivo padrão de banco de dados do OmniFocus, ao abrir um backup no OmniFocus, a opção Reverter para Este Backup aparece em uma barra de notificação abaixo da barra de ferramentas. Clique neste botão para substituir o banco de dados local padrão pelo banco de dados contido no backup.

Suporte AppleScript

Com o OmniFocus Pro, você tem acesso a ferramentas avançadas de criação de scripts usando a biblioteca AppleScript integrada. Para acessar o dicionário de comandos de criação de scripts específicos para o OmniFocus, abra o Editor AppleScript e escolha Arquivo > Abrir Dicionário (Maiúsculas-Comando-O), depois escolha OmniFocus.app na lista exibida.

Você pode adicionar scripts existentes na barra de ferramentas do OmniFocus colocando-os no diretório que pode ser acessado a partir do item de menu Ajuda > Abrir Pasta de Scripts.

Confira os recursos a seguir para começar a reunir ideias, dicas e ajuda para automatizar ainda mais seu fluxo de trabalho do OmniFocus:

• Debate sobre AppleScript nos Fóruns do OmniFocus oficiais.

• Em Inside OmniFocus, você encontrará uma visão geral sobre AppleScript, dicas e uma lista de recursos ampliada.

OmniFocus para a Web

OmniFocus para a Web é um app complementar com base no navegador. Funciona em conjunto com o OmniFocus para Mac e iOS para fornecer acesso aos recursos básicos do OmniFocus em qualquer navegador moderno. O app é oferecido como um complemento opcional por assinatura, em sua compra atual do OmniFocus, ou como parte de um pacote de assinatura do OmniFocus.

Saiba mais sobre como assinar o OmniFocus para a Web aqui.